Ľubomír Michalov

Optimalizácia
tlače

Meno:

Ľubomír Michalov

Misia:

Ušetriť firmám
náklady na tlač

Schopnosti:

Manažovanie
tlačového prostredia

Zachránení:

Košický Samosprávny Kraj, Pôdohospodárska Platobná Agentúra a mnoho ďalších

Nesprávne tlačiarne firmám zožerú stovky eur

Ak máte vo firme päť a viac zamestnancov, z rozpočtu vám pri tlačiarni zoberú až o 30 % viac, než je nevyhnutné. Ľubomír Michalov so svojím tímom zasahuje všade tam, kde sa peniaze na tlač, tlačia zbytočne.

Má zmysel zaoberať sa vo firme tým, koľko a za koľko sa v nej tlačí?

Papier je médium, ktoré je aj v dnešnej digitalizovanej dobe stále potrebné. Firmy stále potrebujú tlačiť. Keď však prídeme k zákazníkovi a začneme sa baviť na tému konsolidácia tlače, väčsina povie „ja neviem koľko ma stojí tlač… Tlačiť skrátka musíme a je to pre nás zanedbateľná položka”. Až po analýze, ktorú vieme ponúknuť, si zákazník uvedomí, „také peniaze dávam do tlače? Čo s tým vieme, prosím vás, urobiť? Ako viete znížiť náklady?”

A čo s tým viete reálne urobiť?

Správa tlačového prostredia v sebe prináša implementáciu aplikácie, ktorá dokáže merať a vyhodnocovať náklady na tlač. V praxi to znamená, že vieme veľmi jednoducho zistiť, či sa tlačí iba na biznis účely, či sa tačiareň využíva aj na súkromnú tlač alebo či nedochádza k zbytočnému tlačeniu tzv. šmirákov.

Ako to vyzerá vo firmách, ktoré nesledujú, čo a za koľko tlačia?

Určite sa aj vám stalo, že chcete vytlačiť jednu stranu z dvadsať stranového dokumentu, pomýlite sa, ťuknete na vytlač celý dokument a v tlačiarni vám vyjde 20 strán, zatiaľ čo vy potrebujete len tú jednu. Ak sa to stane vo firme desiatim zamestnancom desaťkrát, zbytočne vytlačíte takmer 2000 strán papiera a toneru, ktoré skončia ako šmiráky. A toto sa v organizáciách stáva bežne. Ďalším veľkým problémom je súkromná tlač, kedy zamestnanci v práci tlačia skriptá pre deti či fotky z dovolenky.

Dá sa s týmto niečo robiť? Nie sú to veci, s ktorými musia firmy jednoducho rátať?

Určite nie. Existuje niekoľko spôsobov, ako sa takýchto zbytočných nákladov na zbytočnú tlač zbaviť. Zákazníkom dokážeme zabezpečiť jednoduchý softvér, s ktorým dokážeme spravovať tlačové prostredie. Ak napríklad odošlem úlohu na tlač, tá čaká v rade na serveri, a až v momente, keď prídem k tlačiarni a autentifikujem sa na danom zariadení, sa úloha vytlačí. Na displeji si viem zobraziť všetky úlohy čakajúce na vytlačenie. Ak som teda, omylom dal tlačiť sto-stranový dokument, viem to ešte zmeniť a jednoducho ho vymazať.

V čom robia firmy pri tlačení úplne najväčšiu chybu? Kde prichádzajú o najviac peňazí?

Najviac nákladov na tlač uniká najmä pri nevhodne zvolenom zariadení na tlač konkrétneho dokumentu. Predstavte si, že máte na stole tlačiareň, ktorá stojí 100 eur a táto tlačiareň má 5-násobne vyššie náklady na tlač napríklad farebnej A4 ako veľká chodbová centrálna tlačiareň, ktorá je hneď vedľa. Zákazník vie len to, že potrebuje vytlačiť dokument, a je mu v princípe asi jedno, či to vytlačí u seba, alebo o tri metre ďalej na centrálnom zariadení. Problém je, že nevie, kde si dokument vytlačiť, pretože netuší, že náklady môžu byť na jednej tlačiarni aj o 20 centov vyššie než na inej.

Ako si s tým poradiť? Ako má človek vedieť, čo a kde tlačiť?

Našim riešením je konsolidácia tlačového prostredia. Zistíme, že zákazník používa niekoľko malých neefektívnych tlačiarní a namiesto týchto desiatich malých tlačiarní, ktoré majú vysoké prevádzkové náklady, poradíme, aby si firma vzala jednu veľkú centrálnu, ktorá je niekoľko násobne efektívnejšie. Už len vďaka výmene zariadenia sa dokážu ušetriť nemalé peniaze. Alebo – v monitorovacom softvéri vieme zadefinovať rôzne pravidlá, na základe ktorých sa bude tlačiť. Ak napríklad potrebujem tlačiť farebne A4 s rôznymi obrázkami, tak automaticky mi tá úloha neskončí v tlačiarni na mojom stole, ale v centrálnej tlačiarni, kde si to vyzdvihnem.

A čo tie fotky z dovolenky? Ako zabránim tomu, aby si u mňa ľudia tlačili svoje súkromné záležitosti?

Zákazníkom nainštalujeme monitorovací softvér, ktorý dokáže merať a vyhodnocovať prevádzkové náklady. Veľkú rolu pri ňom zohráva aj psychologické hľadisko. Stačí, že ľuďom poviete – Vieme, čo tlačíte. To zafunguje okamžite. Ľudia sa potom boja tlačiť veci, ktoré vo firemnej tlačiarni nemajú čo robiť.

Akým spôsobom zákazníkom navrhujete, čo majú robiť, aby tlačili iba toľko koľko potrebujú a platili čo najmenej?

Mesiac sledujeme, ako, koľko a čo sa vo firme tlačí. Pri väčších firmách zisťujeme aj efektivitu jednotlivých oddelení, kde vieme zistiť napríklad aj to, že ekonomické oddelenie vytlačí 100 000 strán a stojí to toľko peňazí, personálne oddelenie vytlačí 2 000 strán a stojí to toľko peňazí... Na základe takéhoto monitoringu potom vieme zákazíkovi presne povedať, že na ekonomické oddelenie potrebujete zariadenie, ktoré má mesačnú záťaž 100 000 strán, pretože tam sa tlačí najviac. A my vieme ponúknuť zariadenie, ktoré v tomto momente ušetrí na tlačení jednej strany 50% nákladov.

Nákup novej tlačiarne však môže byť pomerne nákladná vec.

Firmy nemusia investovať do nákupu nového železa. Tlačiareň si môžu od nás aj prenajať a platiť iba za to, čo reálne vytlačia.

Aký tip firiem by si mal nechať skontrolovať svoje tlačové prostredie?
Pre koho to má najväčší zmysel?

Ušetriť môže maličká pracovná skupina, v ktorej pracuje 5-10 ľudí, až po veľkú organizáciu so stovkami zamestnancov. Small biznis sektor s nami dokáže znížiť náklady na tlač najmä v prípade, ak používa sharovanú kanceláriu. Na konci mesiaca si zákazník pekne vytiahne report, a presne vidí, kto koľko vykopíroval, vytlačil a koľko to stálo. Vo veľkých spoločnostiach je to využitie ešte širšie a dokážu sa tam ušetriť naozaj zaujímavé sumy.

Ostatní špecialisti

Jozef Bača

Infraštruktúra
IT

Meno:

Jozef Bača

Misia:

Zabrániť strate dát,
udržiavať systémy vo forme

Schopnosti:

Ovláda databázy
diskové polia, cloudové riešenia

Zachránení:

Raven, a.s.,
Medirex Servis, s.r.o.,
OTP Banka Slovensko, a.s.,
Lesy SR, š.p.,
Stredoslovenská vodárenská
spoločnosť, a.s.,
Nafta, a.s.

Viac
Radoslav Bendík

Ochrana
dát

Meno:

Radoslav Bendík

Misia:

Chrániť firemné dáta
a nastaviť systémy správne

Schopnosti:

Návrh úložísk
a zálohovania

Zachránení:

Lesy SR,
Úrad Vlády SR,
a mnoho ďalších

Viac
Roman Betka

Efektívne
procesy

Meno:

Roman Betka

Misia:

Odbremeniť firmy od zbytočných činností,
dať im priestor, kde môžu riešiť to, čo naozaj potrebujú.

Schopnosti:

Zefektívnenie
pracovných procesov

Zachránení:

Žilinská Teplárenská, a.s.
a ďalší

Viac
Daniel Danaj
Firemná
bezpečnosť

Meno:

Daniel Danaj

Misia:

Bezpečnosť firiem
a ich majetku

Schopnosti:

Komplexné zabezpečenie
IT štruktúry

Zachránení:

Mestský úrad Rajec,
ELMAX Žilina
a mnoho ďalších

Viac